Giao nhận

Bước 1 : Nhận và xử lí thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ:
Sau khi nhận được thông tin từ khách hàng thì nhân viên kinh doanh sẽ tiếp nhận từ khách hàng những thông tin như sau:
* Loại hàng: Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp ( nếu hàng tươi sống , rau quả tươi sẽ chọn cont lạnh:20’RF,40’RH tùy vào số lượng hàng; hàng bách hóa hoặc nông sản thì chọn cont khô: 20’DC, 40’DC hoặc 40’HC “đối với hàng cồng kềnh”).Cũng như các quy định của nước nhập khẩu về mặt hàng đó.
Ví dụ như: hàng thực phẩm thì phải có giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, hàng gỗ thì phải khử trùng….
* Cảng đi, cảng đến: Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì khoảng cách vận chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng ngắn thì cước phí càng thấp và ngược lại.
* Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp.Tuy nhiên cũng có một số khách hàng quen sử dụng dịch vụ của một hãng tàu cho hàng hóa của mình thì công ty thì xét báo giá cước cho khách hàng đó biết.
* Thời gian dự kiến xuất hàng để công ty tìm một lịch trình tàu chạy phù hợp.
Bước 2: Liên hệ với các hãng tàu để hỏi cước và lịch trình vận chuyển:
Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến chạy tàu cũng như có thế mạnh riêng trên các tuyến đường.
Ví dụ: Hãng tàu Hanjin, OOCL, ZIM line… có thế mạnh trên các tuyến đi Châu Âu và Mỹ. Trong khi đó hãng tàu TS line, Wanhai, Evergeen, NYK lại có thế mạnh trên các tuyến đi Châu Á.
Bước 3:Chào giá cho khách hàng và được chấp nhận giá:
Nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào của các hãng tàu, tính toán chi phí và tiến hành chào giá cho khách hàng. Các giao dịch liên quan đến giá cả và lịch trình tàu đều phải lưu lại để đối chứng khi cần thiết.
Nếu giá cước và lịch trình tàu chạy đưa ra được khách hàng chấp nhận thì khách hàng sẽ gởi booking request ( yêu cầu dặt chổ) cho bộ phận kinh doanh. Booking request này xác nhận lại thông tin hàng hóa liên quan: Người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, nơi đóng hàng (đóng kho người gửi hàng hay đóng tại bãi container của cảng), cảng hạ container có hàng để thông quan xuất khẩu (hạ container ở
cảng nào thì thông quan tại cảng đó), cảng đến (nước nhập khẩu), ngày tàu chạy…
Bước 4: Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ:
Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên booking request của khách hàng và gửi booking request đến hãng tàu để đặt chổ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gởi booking confirmation hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng.Lệnh cấp container rỗng này chứa đựng những thông tin cần thiết sau: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng ( port of delivery), cảng chuyển tải ( port of discharge (nếu có)), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng( losing time)…
Sau khi có booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gởi booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu.
Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thuê khai hải quan và vận chuyển nội địa của công ty thì khách hàng sẽ gởi lệnh cấp container rỗng, thông tin chi tiết lô hàng xuất khẩu thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận của công ty. Sau khi tiếp nhận nhân viên phòng giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến đóng hàng và vận chuyển ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến đóng vào container ở cảng. Sau đó tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu đó.
> Lập booking profile
Nhân viên kinh doanh sẽ lập booking profile để kê khai sơ lược thông tin về lô hàng và chuyển cho bộ phận chứng từ theo dõi tiếp. Những thông tin trên booking profile như sau:
* Tên người gửi hàng (công ty xuất khẩu), người phụ trách, số điện thoại/fax
* Tên hãng tàu
* Cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy
* Điều khoản thanh toán cước: trả trước (freight prepaid) hay trả sau
( freight collect)
* Giá mua, giá bán, các phụ phí liên quan…